webinaire visioconférence

Avec le confinement dû à la crise du coronavirus, la pratique de la visioconférence et des webinaires en vidéo est en train d’exploser. Voici un guide complet pour réussir votre communication vidéo en direct live.

Le télétravail, le home office, tout le monde en parlait, mais peu le pratiquaient, en tout cas en France, alors qu’il est déjà très développé dans de nombreux pays. Il a fallu un drôle de virus et une pandémie brutale pour que tout le monde s’y mette, avec plus ou moins de bonheur.

Le corollaire du télétravail est évidemment la possibilité de continuer à communiquer avec ses équipes, son entreprise, ses fournisseurs et ses clients. C’est ainsi que la visioconférence et les webinaires ont littéralement explosé au cours de ce printemps 2020. Si certains sont déjà très au fait et maitrisent la discipline avec aisance, c’est loin d’être le cas de la majorité des personnes confinées.

Un guide complet sur les bonnes pratiques pour réussir ses webinaires et visioconférences en vidéo live

Voici un guide complet sur les bonnes pratiques pour réussir ses webinaires, visioconférences et communications vidéo en direct. Ce guide est le transcript d’un webinaire que j’ai tenu le 22 avril, dont vous trouverez également la vidéo ci-dessous, ainsi que la présentation intégrale à télécharger au format PDF.

Webinaires : l’explosion avec le COVID-19

  • Toutes les plateformes de communication vidéo en direct connaissent une forte croissance
  • Zoom est passé de 10 millions à 200 millions d’utilisateurs quotidiens entre décembre et mars 2020
  • Explosion du télétravail, un mouvement certainement durable, qui se poursuivre après la fin du confinement

Différents types de Live, différents objectifs, différents publics, mais toujours les mêmes bonnes pratiques

Les principales plateformes de visioconférence

Il existe de très nombreuses plateformes et de nombreux outils dédiés aux webinaires et aux visioconférences, mais trois géants incontournables représentent la plus grande partie des usages : Zoom, Microsoft Teams et Google Hangout/Meet.

Sans oublier de très bons challengers comme Skype, Facebook WorkPlace, Jitsi, Livestorm et même Facebook Live et Instagram Live… et des dizaines d’autres.

Comparatif des trois principales plateformes de webinaires

Plateforme Nombre participants Durée Sécurité Partage écran Enregistrement
Zoom 100 (gratuit) à 500 (payant) 40 mn (gratuit) à 24h (payant) ⭐️⭐️ ✔️ ✔️
Teams 250 (formules payantes avec Office 365) Illimité ⭐️⭐️⭐️ ✔️ ✔️
Meet 100 à 250 selon formule/tarif Illimité ⭐️⭐️⭐️⭐️ ✔️ ✔️

Ce que nous allons aborder dans cette présentation

Ce n’est pas l’étude du fonctionnement d’un logiciel ou d’une plateforme en particulier, mais un ensemble de bonnes pratiques qui sont applicables sur n’importe-quel service.

Les pré-requis pour réussir une visioconférence

  • Ayez une bonne connaissance de votre sujet
  • Ayez une certaine aisance dans l’expression
  • Soignez votre présentation physique et vestimentaire (en tout cas faites-la correspondre à votre fonction/audience)

La préparation d’un webinaire

Comme pour une conférence “dans la vraie vie” devant un public, un webinaire ne s’improvise pas vraiment. Alors bien sûr certaines personnes qui ont un message à faire passer sont capables de le faire sans notes et de façon très claire dans une communication de quelques minutes face caméra, mais ce cas de figure est assez rare et réservé à des contextes particuliers. La plupart du temps il vaudra mieux avoir préparé son contenu.

  • Préparez ce que vous allez dire
  • Faites un plan avec objectif, intro, corps et conclusion – Slides vivement recommandées
  • Trouvez un titre engageant, une accroche et une image
  • Evaluez la durée (idéalement entre 30 et 45 mn)

Quelques données pour préparer un webinaire

Le spécialiste de la visioconférence GoToMeeting a publié en 2017 une étude complète fournissant de précieuses données sur la diffusion optimisée d’un webinaire. Il en ressort essentiellement les points suivants :

  • Meilleur moment pour promouvoir un webinaire : mardi entre 8h et 10h
  • Meilleur moment pour diffuser un webinaire : jeudi 11h
  • Les 2/3 des séminaires web comptent moins de 50 participants
  • Le taux de participation effectif par rapport au nombre d’inscrits est de 37%

statistiques webinaires statistiques webinaires

La promotion de votre webinaire ou visioconférence

  • Préparez un visuel de promotion
  • Annoncez votre webinaire par email avec le lien direct
  • Annoncez votre webinaire sur vos réseaux sociaux
  • Annoncez votre webinaire sur votre site/blog
  • Donnez rendez-vous à votre audience 30 mn avant en indiquant l’heure du Live, le titre et la thématique

Le matériel pour réussir un webinaire

  • PC avec webcam – attention à la qualité de la webcam dans ce cas
  • Smartphone
  • Micro
  • Miroir (explications à suivre)
  • Trépied pour le smartphone
  • Bras ou trépied pour le miroir

Pourquoi un miroir pour un live en vidéo ?

Miroir smartphone

Source : NowTech TV

  • La meilleure optique du smartphone est située au dos
  • Vous ne pourrez donc pas vous voir pour le cadrage etc
  • Utiliser un miroir peut vous permettre de vous voir
  • Sinon connectez votre smartphone sur un écran/moniteur en USB > HDMI

Mode Portrait ou mode Paysage ?

Cette question a émergé avec les nouveaux modes de vidéo, notamment les vidéos-selfies nés avec les sorties Snap et Instagram. Il n’y a pas de réponse universelle car cela dépendra de la nature de votre audience. Si elle est jeune et prioritairement mobile, le mode portrait sera probablement plus adapté, mais dans le contexte d’une communication d’entreprise (interne ou externe) il vaudra mieux privilégier le mode paysage.

Mode portrait

Mode Portrait : plus “intime”, plus personnel, moins formel, mobile-friendly

Mode paysage

Mode Paysage : plus “pro”, plus immersif, plus esthétique, PC-friendly

Ma recommandation : optez plutôt pour le mode paysage.

Le lieu idéal pour réussir un webinaire

En cette période de confinement (et même après en télétravail) il se peut que vous ayez à animer une visioconférence de chez vous. Il faudra vous isoler et vous méfier des bruits parasites que vous n’entendez plus car vous vivez avec mais qui seront captés par votre micro, risquant de fortement polluer votre live (chaudière qui bourdonne sournoisement, travaux dans la rue auxquels vous ne prêtez plus attention…)

  • Utiliser un lieu calme
  • Prévenir l’entourage (éviter les passages intempestifs dans le champ)
  • Vérifier l’arrière-plan
  • Vérifier l’écho (moins il y en a mieux c’est)

La mise en place technique – Check-list

Le technique pour réussir un webinaire n’est pas très compliquée mais elle doit être passée en revue de façon précise afin d’éviter les mauvaises surprises. C’est un peu une check-list en mode aviateur avant le décollage, qui vous permettra de recenser tout ce que vous devez faire pour que tout se passe bien.

  • Vérifiez le débit de votre connexion internet (minimum 1 mbps)
  • Idéalement connexion filaire ethernet plutôt que WiFi
  • Coupez les notifications
  • Décidez si vous utilisez le mode selfie ou la caméra dorsale
  • Définissez le sens de diffusion (droit ou miroir)
  • Nettoyez l’objectif de votre smartphone ou webcam
  • Vérifiez le niveau de batterie de votre smartphone ou PC
  • Fermez les autres onglets ou apps pour économiser mémoire et ressources processeur

Vérifiez et optimisez la qualité d’image

  • Réglez la luminosité dans l’outil (si disponible)
  • Vérifiez la lumière
  • Evitez les contre-jours ou les clairs-obscurs : les deux photos ci-dessous sont prises au même moment au même endroit, la première est en contre-jour dos à une fenêtre avec un fond brûlé et un visage dans l’ombre, la deuxième est face à la fenêtre. Je vous laisse deviner laquelle est la meilleure.

Eric Dupin Eric Dupin

  • Respectez la règle de cadrage – légèrement en plongée pour éviter l’effet “tête de poire”
  • La + grande partie du visage dans la moitié supérieure
  • Ne pas laisser trop d’espace entre le haut du crâne et le haut du cadre

Cadrage vidéo webinaire

  • Vous pouvez flouter ou changer le fond avec Teams ou Zoom

Flouter fond vidéo

  • Des petits logiciels/add-ons comme Chromacam ou XSplit VCam permettent de modifier ou flouter le fond de vos vidéos en direct.

Chromacam

  • Vérifiez (et verrouillez) la mise au point, soit en allant dans les réglages du logiciel de votre webcam, soit directement dans les outils de votre plateforme de webinaire s’ils sont disponibles (dans Zoom par exemple)
  • Vérifiez une dernière fois votre look avec un miroir et la caméra

Le son, le meilleur ami du webinariste !

microNous parlons de visioconférences, et donc de vidéo, en pensant naturellement que l’image est ce qu’il y a de plus important. Erreur ! C’est de la vidéo, mais le son est le plus important ! Vous pouvez réussir un webinaire avec une image de qualité moyenne si vous avez un très bon son, alors que l’inverse est impossible. Si l’image est excellente mais le son médiocre, ce sera difficile de vous suivre, et vous risquez de perdre une bonne partie de votre audience au bout de quelques minutes tant c’est désagréable.

  • Vérifiez votre micro
  • Pour réduire l’écho éventuellement remplissez le lieu avec quelques oreillers, coussins, couvertures autour de vous
  • Testez votre voix, raclez votre gorge juste avant de démarrer

Faites une répétition de votre visio avant le Live

  • Faites une répétition de votre présentation “dans les conditions du direct”
  • Enregistrez-vous
  • Regardez la vidéo afin de repérer les points à modifier/améliorer
  • Zoom permet de s’enregistrer sans diffuser

Pendant le webinaire

  • Soyez à l’heure exacte du RV
  • Attendez le décompte, souriez
  • Saluez
  • Regardez bien l’objectif, pas l’écran ni le miroir
  • Contrôlez le cadrage, votre posture
  • Respectez votre timing
  • Répondez aux commentaires / session QR à la fin ?
  • Concluez sans rabâcher
  • Remerciez et saluez

Après le webinaire

  • Téléchargez la vidéo sur votre smartphone/PC, la plupart des plateformes offrent cette option
  • Complétez/modifiez votre texte de présentation, ajouter des liens etc
  • Rendez disponibles les slides (gratuitement ou pas, à vous de voir la valeur et l’objectif que vous attribuez à votre webinaire)
  • Continuez de répondre aux commentaires
  • Publiez et partagez la vidéo sur vos différents supports
  • Intégrez-la dans un post de blog
  • Faites un montage pour la publier dans un format adapté sur d’autres supports (stories…)
  • Regardez vos analytics

Un webinaire est une façon très engageante et stimulante de communiquer avec votre cible. Après quelques éditions cela vous paraitra facile et pourrait s’avérer très valorisant pour votre image et votre visibilité. A consommer sans modération !

Vous pouvez télécharger la présentation déroulée au cours de ce webinaire au format PDF ici.

Réussir ses visioconférences et webinaires comme un pro en 2020
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